لماذا يجمع المحاسب عدة مستندات؟
في نهاية الفترة المالية قد تحتاج إلى إرسال طلب صرف مرفق به فاتورة، وأمر شراء، وإثبات استلام، وإيصال تحويل. الملف الموحد يسهل المراجعة، بشرط أن يبقى لكل عملية سياق واضح.
لا تجمع فواتير عمليات مختلفة عشوائيًا
افصل كل معاملة بحسب رقمها أو المورد الخاص بها. ابدأ بمذكرة الطلب، ثم أمر الشراء، ثم الفاتورة، ثم إثبات الاستلام، ثم سند الدفع إن وجد. إذا كانت الشركة تستخدم نظام أرشفة محددًا فاتبع ترتيبه بدل اقتراح ترتيب جديد.
تحضير الملفات
تأكد من وضوح المبالغ والتواريخ ورقم الضريبة إن كان مطلوبًا. امسح الصور المائلة أو أعد تصويرها قبل تحويلها إلى PDF. الملف المدمج لا يصلح تلقائيًا فاتورة مصورة بجودة منخفضة.
استخدام الدمج المرئي
ارفع المستندات لأداة دمج PDF في ملفاز. ستظهر الصفحات المصغرة؛ طابق كل فاتورة مع مستند الاستلام الخاص بها. إذا لاحظت صفحة مكررة، احذف النسخة الزائدة قبل تنزيل الناتج. استخدم السحب لوضع السند خلف الفاتورة المقابلة.
حالة عملية
فاتورة من صفحتين وأمر شراء من صفحة ومحضر استلام من صفحتين: ينتج خمس صفحات إذا لم يكن أي مستند مكررًا. بعد الحفظ افتح الناتج وتحقق أن أرقام الفواتير متطابقة في جميع الصفحات.
حماية المعلومات المالية
لا ترفع ملفات الحسابات الخاصة إلى مواقع عشوائية. ملفاز يعالج أدوات PDF الأساسية محليًا في المتصفح في الإعداد المعتمد؛ ومع ذلك حافظ على جهازك وأذونات الوصول إلى المجلدات. لا تشارك بيانات الحساب أو توقيعات الأشخاص إلا ضمن نطاق العمل المصرح به.
التدقيق الأخير
قارن إجمالي المبلغ في الفاتورة بالمذكرة، وتأكد من عدم اختفاء أي ملحق عند الحذف أو إعادة الترتيب. احتفظ بنسخ المستندات الأصلية حسب سياسة أرشفة منشأتك.